Politique de confidentialité d’Encircle

La présente Politique de confidentialité énonce nos politiques et nos procédures relatives à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements. Les utilisateurs peuvent accéder au service Encircle (le « Service ») par l’intermédiaire de notre site Web (www.getencircle.com), d’applications installées sur des appareils, ainsi que par l’intermédiaire d’interfaces de programmation d’applications (API). Un « Appareil » désigne tout ordinateur utilisé pour accéder au Service Encircle, ce qui comprend, sans s’y limiter, un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un téléphone mobile, une tablette ou tout autre appareil électronique grand public. La présente Politique de confidentialité régit votre accès au Service Encircle, quel que soit le moyen utilisé pour y accéder, et, en utilisant nos Services, vous consentez à la collecte, au transfert, au traitement, au stockage, à la communication et aux autres utilisations décrites dans la présente Politique de confidentialité. L’ensemble des différentes formes de données, de contenus et de renseignements décrits ci-dessous sont collectivement désignés par le terme « renseignements ».

Les principes que nous respectons

Nous nous conformons à toutes les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels relativement au traitement et au stockage de tout renseignement personnel susceptible d’être utilisé dans le cadre de nos Services, et nous traitons vos données conformément aux principes généraux suivants :

• Licéité, équité, transparence et droit d’accès: Il se peut que nous ne révélions pas les détails précis de la manière dont nous protégeons vos données, car cela en compromettrait la sécurité; nous vous indiquerons toutefois pourquoi nous en avons besoin, à quelles fins, et nous les traiterons de façon sécuritaire et conformément aux lois applicables. Si vous avez des questions concernant vos données et la façon dont elles sont utilisées, vous n’avez qu’à nous le demander, et nous y répondrons. Cela comprend toute question que vous pourriez avoir au sujet des types et des catégories de renseignements personnels que nous pourrions avoir recueillis à votre sujet.
• Limitation des fins: Nous limiterons l’utilisation de vos données dans la mesure nécessaire pour vous fournir nos produits et services, sous réserve des exceptions clairement énoncées dans la présente Politique de confidentialité.
• Minimisation des données: Nous recueillons uniquement les renseignements dont nous avons besoin et que vous choisissez de nous communiquer. Nous ne recueillerons pas de renseignements personnels de façon gratuite ou sans raison.
• Exactitude: Nous déployons des efforts raisonnables pour que vos données demeurent exactes et à jour, en fonction des renseignements que vous nous fournissez; si vous nous avisez de toute modification de vos données, nous veillerons à les mettre à jour dans nos systèmes en temps opportun.
• Limitation de la conservation des données et droit de suppression: Nous croyons en la simplification de notre façon de gérer les données afin de réduire au minimum la redondance des données et leur conservation inutile. Nous avons mis en place des processus pour supprimer les renseignements personnels de nos systèmes lorsqu’ils ne sont plus requis, ainsi que pour supprimer les renseignements personnels sur demande (sous réserve des exceptions énoncées dans la présente Politique de confidentialité).
• Intégrité et confidentialité: Nous traitons vos renseignements au moyen de mesures techniques ou organisationnelles appropriées visant à assurer une sécurité adéquate de vos données personnelles, y compris une protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels.
• Non-discrimination: Nous croyons qu’il faut traiter nos clients de manière juste et équitable. Nous ne traiterons jamais un client différemment simplement parce qu’il a choisi d’exercer ses droits en vertu d’une loi applicable en matière de protection des renseignements personnels, comme demander l’accès à des renseignements personnels ou en demander la suppression. Cela dit, l’utilisation du Service peut dépendre de l’utilisation de certains renseignements personnels afin de produire les résultats que vous demandez; par conséquent, une demande de suppression de renseignements personnels nécessitera une vérification visant à déterminer si d’autres parties détiennent des droits à l’égard de ces renseignements (comme tout assureur auquel vous avez fait appel relativement à votre réclamation) et peut entraîner, d’un point de vue purement technique, une limitation de votre capacité à utiliser le Service, voire l’impossibilité de l’utiliser.

La présente Politique de confidentialité contient de plus amples détails sur la façon dont nous respectons ces principes.

Les renseignements que nous recueillons et conservons

Nous pouvons recueillir et conserver les renseignements suivants dans le cadre de l’exploitation du Service Encircle:

Renseignements que vous fournissez

Lorsque vous créez un compte, nous recueillons certains renseignements personnels, tels que votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre adresse postale résidentielle et votre police d’assurance habitation. Lorsque vous invitez d’autres personnes à se joindre à Encircle au moyen de notre page de recommandation, nous leur envoyons un courriel unique relatif à cette recommandation.

Fichiers

Nous recueillons et conservons les fichiers que vous téléversez, téléchargez ou consultez au moyen du Service (les « Fichiers »). Si vous ajoutez à votre compte un fichier qui a déjà été téléversé par vous-même ou par un autre utilisateur, nous pouvons associer la totalité ou une partie du fichier précédent à votre compte plutôt que d’en stocker un doublon.

Données de journalisation

Lorsque vous utilisez le Service, nous enregistrons automatiquement des renseignements provenant de votre Appareil, de ses logiciels et de votre activité dans le cadre des Services. Ces renseignements peuvent comprendre l’adresse de protocole Internet (« IP ») de l’Appareil, le type de navigateur, la page Web visitée avant votre arrivée sur notre site Web, les renseignements que vous recherchez sur notre site Web, vos préférences régionales, les numéros d’identification associés à vos Appareils, votre fournisseur de services mobiles, les dates et heures associées aux opérations, des renseignements sur la configuration du système, les métadonnées concernant vos Fichiers, ainsi que d’autres interactions avec le Service.

Témoins

Nous utilisons également des « témoins » (cookies) pour recueillir des renseignements et améliorer nos Services. Un témoin est un petit fichier de données que nous transférons à votre Appareil.

Nous pouvons utiliser des témoins aux fins suivantes :

• Stocker votre jeton de session actuel, un identifiant unique qui nous permet d’authentifier les requêtes que vous adressez au service comme étant les vôtres.
• Stocker des renseignements permettant d’identifier votre navigateur actuel de façon unique, ce qui nous permet d’établir une corrélation entre vos visites actuelles et passées sur le site, de mieux comprendre comment vous interagissez avec le Service, de surveiller l’utilisation globale et l’acheminement du trafic Web sur le Service, et de contribuer à la prévention des paiements frauduleux.

Vous pouvez configurer votre navigateur, en modifiant ses options, pour qu’il cesse d’accepter les témoins ou pour qu’il vous demande votre autorisation avant d’accepter un témoin provenant des sites Web que vous consultez. Si vous n’acceptez pas les témoins, il se peut toutefois que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctionnalités du Service.

Personnalisation

Nous pouvons utiliser des témoins pour diffuser du contenu ciblé en fonction de vos intérêts au moyen de plateformes publicitaires telles qu’AdRoll, Facebook, LinkedIn et HubSpot. Vous pouvez refuser de recevoir des publicités ciblées en modifiant les options de votre navigateur ou en utilisant des outils tiers de désactivation ou de blocage des publicités.

Fonctions et outils d’intelligence artificielle

Les données que vous saisissez dans les Services utilisant des fonctions et des outils d’intelligence artificielle (IA) seront recueillies par Encircle aux fins d’amélioration de ces fonctions et outils d’IA. Encircle n’utilise aucun renseignement personnel dans le cadre d’un tel développement et d’une telle validation; toutefois, des renseignements personnels peuvent être présents dans ces données. Vous pouvez refuser une telle utilisation en envoyant un courriel à l’adresse courriel générale du support d’Encircle. Veuillez prévoir un délai d’au moins trois (3) jours pour que cette exclusion prenne effet.

Comment nous utilisons les renseignements personnels

Renseignements personnels

Dans le cadre de l’utilisation du Service, nous pouvons recueillir des renseignements personnels qui peuvent être utilisés pour communiquer avec vous ou pour vous identifier (les « Renseignements personnels »). Les Renseignements personnels sont et ne peuvent être utilisés par nous que : (i) pour fournir et améliorer notre Service, (ii) pour gérer votre utilisation du Service, (iii) pour mieux comprendre vos besoins et vos intérêts, (iv) pour personnaliser et améliorer votre expérience, (v) pour fournir ou offrir des mises à jour logicielles et des annonces de produits, et (vi) de toute autre manière expressément prévue dans la présente Politique de confidentialité. Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de notre part, veuillez suivre les instructions de « désabonnement » fournies dans l’une de ces communications, ou mettre à jour les renseignements dans les paramètres de votre compte.

Renseignements de géolocalisation

Certains Appareils permettent aux applications d’accéder à des renseignements de localisation en temps réel (par exemple, le GPS). Nos applications mobiles ne recueillent pas de tels renseignements à partir de votre appareil mobile à quelque moment que ce soit pendant que vous téléchargez ou utilisez nos applications mobiles, à la date d’entrée en vigueur de la présente politique, sauf lorsque l’application demande et obtient votre consentement; dans ce cas, les renseignements seront utilisés uniquement conformément à ce consentement. Certains contenus multimédias que vous téléversez sur la plateforme d’Encircle ou que vous partagez autrement avec Encircle peuvent contenir des renseignements de localisation enregistrés. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour optimiser votre expérience. Si vous ne souhaitez pas partager avec nous des fichiers contenant vos renseignements de géolocalisation, veuillez ne pas les téléverser. Si vous ne souhaitez pas que des données de localisation soient enregistrées dans vos photos, veuillez consulter la documentation de votre appareil photo pour désactiver cette fonction. De plus, certains des renseignements que nous recueillons à partir d’un Appareil, par exemple l’adresse IP, peuvent parfois être utilisés pour estimer l’emplacement d’un Appareil.

Analytique

Nous recueillons également certains renseignements (nous-mêmes ou au moyen de services tiers) à l’aide de la journalisation et des témoins, comme l’adresse IP, qui peuvent parfois être mis en corrélation avec des Renseignements personnels. Nous utilisons ces renseignements aux fins susmentionnées ainsi que pour surveiller et analyser l’utilisation du Service, assurer l’administration technique du Service, accroître la fonctionnalité et la convivialité de notre Service, et vérifier que les utilisateurs disposent de l’autorisation requise pour que le Service traite leurs requêtes.

Communication et divulgation des renseignements

Sous réserve de toute exception énoncée dans le présent document, si Encircle recueille l’un de vos Renseignements personnels, nous suivrons les pratiques suivantes en ce qui concerne la divulgation et la diffusion de ces renseignements.

Vos renseignements personnels sont toujours protégés

Encircle prend des précautions raisonnables pour protéger vos Renseignements personnels et les stocker de façon sécuritaire. L’accès à vos Renseignements personnels est réservé au personnel qui en a besoin, et Encircle prend des mesures raisonnables pour empêcher l’utilisation ou la divulgation non autorisée de vos renseignements personnels.

Encircle n’utilise et ne divulgue vos Renseignements personnels que si cela nous aide à répondre à vos besoins, à améliorer nos produits et services, à satisfaire à des exigences légales et réglementaires ou, dans la mesure limitée du possible, à gérer nos activités commerciales internes. De plus, s’il existe des restrictions de divulgation ou d’utilisation dans le consentement que vous avez donné à la collecte de vos renseignements personnels, Encircle respectera ces restrictions.

Encircle peut combiner vos renseignements avec d’autres renseignements sous une forme agrégée, de sorte que vos renseignements ne permettent plus de vous identifier personnellement. Nous pouvons alors divulguer les renseignements agrégés à des tiers afin qu’ils puissent obtenir une vue d’ensemble des produits, des services, des secteurs de clientèle ou des habitudes d’utilisation d’Encircle. Nous pouvons également divulguer tout autre renseignement qui n’est pas considéré comme privé ou personnel au sens de la loi.

Nous ne partageons vos renseignements qu’avec votre consentement

Encircle ne fournit vos renseignements à des tiers qu’aux fins auxquelles vous avez consenti, et nous exigeons de ces tiers qu’ils gardent vos renseignements confidentiels. Dans quelques situations, Encircle peut être tenue de divulguer vos renseignements sans votre consentement préalable. Par exemple, Encircle peut divulguer vos renseignements si la loi l’y oblige, ou si elle estime de bonne foi qu’une telle divulgation est nécessaire pour :

• Se conformer à la loi ou à une procédure judiciaire;
• Protéger et défendre ses droits et ses biens, ou les droits et les biens d’un tiers;
• Protéger contre l’usage abusif ou non autorisé de l’un des produits, logiciels, services ou autres documents exclusifs d’Encircle;
• Protéger la sécurité personnelle de toute personne;
• Permettre un changement de propriété d’Encircle et le transfert connexe de tous les renseignements personnels au nouveau propriétaire d’Encircle; cela n’a aucune incidence sur la protection de vos renseignements en vertu de la présente Politique de confidentialité.

Encircle s’efforcera toujours de vous donner un préavis d’une telle divulgation; toutefois, un tel préavis peut ne pas toujours être possible ou raisonnable compte tenu des circonstances.

De plus, la nature des Services exige l’utilisation courante de vos renseignements dans le cadre de leur prestation. Vos Renseignements personnels ne seront utilisés que dans la mesure limitée nécessaire à la prestation des services que vous avez demandés, et peuvent comprendre les utilisations suivantes:

• Permettre à des fournisseurs, des vendeurs, des sous-traitants tiers et à d’autres parties de nous fournir, ou de vous fournir, des produits et des services, ou d’agir autrement en notre nom (cela peut comprendre, sans s’y limiter, l’autorisation que nous accordons à ces tiers d’envoyer des courriels à nos utilisateurs au sujet de mises à jour, de sondages et d’autres demandes concernant leur expérience avec nos logiciels et notre service);
• Permettre la réalisation de vérifications et de sondages visant, entre autres, à valider la taille et la composition des utilisateurs des services d’Encircle, et à comprendre leur expérience avec les logiciels et les Services d’Encircle.

Nous ne vendons pas vos renseignements

Nous ne louons, ne vendons ni ne partageons vos Renseignements personnels avec des sociétés non affiliées à des fins de marketing direct. En fait, nous ne louons, ne vendons ni ne partageons vos Renseignements personnels avec des sociétés non affiliées pour quelque raison que ce soit, à moins d’avoir votre autorisation expresse. Comme il est indiqué ci-dessus, nous combinons toutefois vos renseignements avec d’autres renseignements sous une forme agrégée, de sorte que vos renseignements ne permettent plus de vous identifier personnellement; il se peut que nous vendions, à l’occasion, cet ensemble de données anonymisées dans le cadre de nos produits et services.

Modification ou suppression de vos renseignements

Si vous êtes un utilisateur inscrit, vous pouvez consulter, mettre à jour, corriger ou supprimer les Renseignements personnels fournis lors de votre inscription ou dans le profil de votre compte en modifiant les « paramètres de votre compte ». Si vos renseignements personnellement identifiables changent, ou si vous ne désirez plus utiliser notre service, vous pouvez les mettre à jour ou les supprimer en effectuant la modification dans les paramètres de votre compte. Dans certains cas, il se peut que nous conservions des copies de vos renseignements si la loi l’exige.

Il peut arriver que vous souhaitiez que la totalité de vos renseignements personnels figurant dans les dossiers d’Encircle soit supprimée ou détruite. Si tel est votre souhait, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui prendra en charge votre demande, comme il est décrit ci-dessous. Toutefois, il peut exister des situations où nous sommes tenus de conserver des copies de vos renseignements afin de nous permettre de respecter les lois ou de répondre à des procédures judiciaires, de mener à bien des opérations en cours avec vous, ou de préserver l’intégrité de nos systèmes. L’applicabilité de ces exceptions à vos renseignements vous sera entièrement communiquée lors du traitement de votre demande.

Pour toute question concernant vos Renseignements personnels dans le cadre de notre Service, ou pour consulter, mettre à jour, corriger ou supprimer tout Renseignement personnel qui n’est pas inclus dans votre inscription ou dans le profil de votre compte, veuillez communiquer avec nous à l’adresse support@encircleapp.com. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

Conservation des données

Nous conserverons vos renseignements aussi longtemps que votre compte est actif ou selon ce qui est nécessaire pour vous fournir des services. Nous pouvons conserver et utiliser vos renseignements dans la mesure nécessaire pour respecter nos obligations légales, régler des différends et faire respecter nos ententes. Conformément à ces exigences, nous nous efforcerons de supprimer rapidement vos renseignements sur demande. Veuillez toutefois noter qu’il peut y avoir un délai dans la suppression des renseignements de nos serveurs et que des versions sauvegardées peuvent subsister après la suppression. De plus, nous ne supprimons pas de nos serveurs les fichiers que vous avez en commun avec d’autres utilisateurs; toutefois, toutes les protections en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels demeurent en vigueur à l’égard de ces fichiers.

Communauté

Notre Service offre des services communautaires accessibles au public, tels que des blogues, des forums et des wikis. Vous devez savoir que tout renseignement que vous fournissez dans ces espaces peut être lu, recueilli et utilisé par d’autres personnes qui y accèdent. Vos publications peuvent subsister même après l’annulation de votre compte. Pour toute question concernant vos Renseignements personnels dans le cadre de notre Service, veuillez communiquer avec nous à l’adresse support@encircleapp.com.

Notre Site comprend des liens vers d’autres sites Web dont les pratiques en matière de protection des renseignements personnels peuvent différer de celles d’Encircle. Si vous transmettez des renseignements personnels à l’un de ces sites, vos renseignements sont régis par leurs déclarations de confidentialité. Nous vous encourageons à lire attentivement la déclaration de confidentialité de tout site Web que vous consultez.

Sécurité

Nous suivons des normes généralement reconnues pour protéger les renseignements qui nous sont transmis, tant pendant leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’est toutefois sûre à 100 %. Par conséquent, nous ne pouvons en garantir la sécurité absolue. Si vous avez des questions concernant la sécurité sur notre site Web, communiquez avec nous à l’adresse support@encircleapp.com.

Notre politique à l’égard des enfants

Nos Services ne s’adressent pas aux personnes de moins de 13 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnellement identifiables auprès d’enfants de moins de 13 ans. Si un parent ou un tuteur constate que son enfant nous a fourni des Renseignements personnels sans son consentement, il doit communiquer avec nous à l’adresse support@encircleapp.com. Si nous apprenons qu’un enfant de moins de 13 ans nous a fourni des Renseignements personnels, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos dossiers.

Pour communiquer avec nous

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse privacy@encircleapp.com ou à l’adresse suivante :

C/O Encircle Inc. Attn: Responsable de la protection des renseignements personnels
151 Charles St W #100,
Kitchener, ON N2G 1H6
Téléphone: 1-888-937-1077

Modifications apportées à notre Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre. Si nous apportons à la présente politique de confidentialité une modification qui, selon nous, réduit de façon importante vos droits, nous vous en aviserons (par exemple, par courriel). Nous pouvons également vous aviser des modifications dans d’autres circonstances. En continuant d’utiliser le Service après l’entrée en vigueur de ces modifications, vous acceptez d’être lié par la Politique de confidentialité révisée.

La présente politique de confidentialité complète toute entente que vous avez déjà conclue avec Encircle, comme vos Conditions d’utilisation, votre Politique d’utilisation acceptable et toute entente de licence de logiciel. Notre politique de confidentialité ne remplace pas les modalités de ces ententes. En acceptant ces modalités et en utilisant le site Web, les produits, les logiciels et les services d’Encircle, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels par Encircle conformément à la présente politique de confidentialité.